Don Jaime, este documento muestra con transparencia en qué se ha invertido cada día de trabajo, qué está funcionando hoy, y qué queda por delante.
Don Jaime,
Entiendo su preocupación. Quiero ser completamente transparente con usted: lo que sigue es un recuento detallado de lo que se contrató, lo que se ha entregado, en qué se ha invertido el tiempo, y qué parte del trabajo fue un aporte voluntario de nuestra parte — sin costo y sin que usted lo hubiera solicitado.
Le pido que revise este documento con calma. Cada sección está pensada para que usted pueda verificar, punto por punto, que el tiempo se ha invertido en construir lo que el área necesitaba.
Notion es, en esencia, un software para centralizar información — y es valioso precisamente por eso: reúne todo en un solo lugar y permite usar después esa información para lo que se necesite, incluyendo informes con inteligencia artificial. Lo que se contrató con Lidato fue eso: centralizar la información de la empresa en un software con seguimiento en tiempo real de todas las áreas, comenzando por Ventas.
Primer módulo construido, en uso diario desde el 1 de septiembre.
Las bases de datos se construyeron entre junio y agosto. Se pausó para concentrar el esfuerzo en Ventas.
Se inició la construcción de las bases de datos; quedó sin terminar porque la prioridad pasó a ser el CRM de Ventas.
Sistemas ya tiene bases construidas en ese mismo periodo, pausadas por la misma razón. Administración aún no se ha definido con el equipo.
Cada paso que sigue fue un bloque real de trabajo. No se lista por formalidad: se lista para que usted vea que cada día se dedicó a resolver algo concreto.
Esto es lo que se ve y se usa hoy dentro de la plataforma — no un listado de promesas, sino lo que ya está en operación.
Cada vendedor y cada líder de venta tiene su propia agenda donde registra: cliente, valores, fecha, tipo de gestión, archivos adjuntos, motivo de pérdida, consumo del cliente y número de contactos. Están activas las zonas de Norte, Centro, Sur, Tele-Andina, Antioquia, Eje Cafetero, Santander, Caribe, Occidente, Fotografía e Itex — además de los líderes por línea de negocio: Tintas, Máquinas y Materiales.
Todas las líneas de negocio están en una sola estructura, con vistas separadas por pestaña: Tintas, Materiales, DNP, Máquinas, Calendario y General — cada zona tiene sus 6 pestañas. Las bases están relacionadas entre sí para que un cambio en un registro se refleje en todos los niveles.
Vista que nació de una idea de la señora Ángela y que Lidato hizo realidad conectándola a toda la base de datos. Calcula automáticamente, con fórmulas nativas de Notion:
| Línea | Presupuesto | Proyección | Ejecutado | % Cumpl. | Gap |
|---|---|---|---|---|---|
| Materiales | $26.852.000 | $22.730.000 | $16.185.021 | 71,2% | $10.666.979 |
| Tintas | $68.503.000 | $36.091.951 | $21.782.947 | 60,4% | $46.720.053 |
| Máquinas | $1 | $0 | $69.107.692 | — | — |
| Total zona (Tele-Andina) | $95.355.002 | $58.821.951 | $107.075.660 | 131,6% | -$11.720.658 |
Esta tabla se calcula sola a partir de lo que los vendedores registran — no se llena manualmente.
Base dentro del CRM que muestra las proyecciones por empresa y por línea. Es informativa: permite consultar sin afectar el registro diario de cada vendedor.
Una página central que organiza todo el ecosistema: Coordinación (Prueba, Calendario, Agenda, Empresas), Líderes (Tintas, Materiales, Máquinas), y las zonas agrupadas por región — Bogotá (Sur, Centro, Norte), Telemercadeo (Tele-Andina, Antioquia, Eje Cafetero, Santander), Sucursales (Caribe, Occidente), además de Fotografía e Itex. Cada una es un clic.
Se integró la inteligencia artificial nativa de Notion — la que viene con la herramienta — para facilitar la subida de información, activar alarmas internas y generar resúmenes. Esto sí hizo parte de lo que se contrató y es distinto a las herramientas web del Anexo.
Cada vendedor tiene un link "Informe diario" dentro de su espacio en Notion que abre esta herramienta. Con un clic ve:
No es solo un informe — es una herramienta de venta que le dice al vendedor qué hacer hoy para acercarse a la meta.
El líder tiene una visión completa del área — lo mismo que se muestra en los comités:
Estas herramientas no quedaron abiertas para cualquiera. El acceso está restringido: solo pueden entrar las personas que usan su correo corporativo de Sign Supply. No se trata solo de que la herramienta funcione — también se pensó en cuidar la información de la empresa.
La señora Ángela y el señor Eidel han propuesto dos ideas para llevar estas herramientas al siguiente nivel. Ninguna se ha construido todavía — esta gestión se pausó — pero quedan registradas aquí porque muestran hacia dónde puede evolucionar el proyecto: ya no solo centralizar la información, sino transformarla con inteligencia artificial para un uso mucho más eficiente.
A partir de las visitas programadas, la inteligencia artificial generaría rutas de mayor optimización cada día que se actualizan las herramientas, mostrando cuáles son los mejores tiempos y trayectos para hacer esas visitas.
Una herramienta que muestre a cada vendedor las ventas pasadas y la proyección para este año de cada cliente, para anticipar la demanda y mejorar las ventas de cada uno con una referencia clara de qué productos ofrecer.
Independientemente de quién lo opere — Lidato o alguien interno — esto es lo que se necesita: